E-Rechnung für Handwerksbetriebe: Was ab wann gilt – und was du tun musst

Zuletzt aktualisiert am 31. Juli 2026 · Lesezeit etwa 6 Minuten

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist keine Rechnung, die du per E-Mail verschickst. Das ist der häufigste Irrtum. Wenn du heute ein PDF an deinen Auftraggeber mailst, ist das aus Sicht des Gesetzgebers eine „sonstige Rechnung" – nicht mehr wert als ein Blatt Papier im Briefumschlag.

Der Unterschied liegt darin, wer die Rechnung lesen kann. Ein PDF ist im Grunde ein Bild: Ein Mensch erkennt darauf Beträge und Positionen, ein Computer sieht nur Pixel. Eine E-Rechnung enthält dieselben Angaben zusätzlich als strukturierten Datensatz, den die Buchhaltungssoftware deines Kunden automatisch einlesen kann – ohne dass jemand etwas abtippt.

In Deutschland sind zwei Formate gebräuchlich:

• XRechnung – ein reiner Datensatz ohne sichtbares Layout. Vorgeschrieben bei öffentlichen Auftraggebern, also etwa bei Aufträgen für Kommunen, Schulen oder Behörden.
• ZUGFeRD – eine Mischform: ein ganz normales PDF, in das der Datensatz unsichtbar eingebettet ist. Du siehst deine gewohnte Rechnung, die Software deines Kunden sieht die Daten. Für Handwerksbetriebe ist das in der Regel die praktischere Variante.

Welche Fristen gelten?

Die Umstellung kommt gestaffelt. Entscheidend ist, ob du eine E-Rechnung nur empfangen oder auch selbst ausstellen musst:

Betrifft das meinen Betrieb?

Wenn du überwiegend für Privatkunden arbeitest

Dann ändert sich beim Ausstellen zunächst wenig. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Der Familie Müller darfst du weiterhin ein PDF oder einen Ausdruck geben. Empfangen musst du E-Rechnungen aber trotzdem – nämlich von deinem Baustoffhändler, deiner Werkstatt oder deinem Versicherer.

Wenn du für Firmen, Hausverwaltungen oder Bauträger arbeitest

Dann bist du voll betroffen. Sobald deine Stufe greift, muss jede Rechnung an diese Kunden eine E-Rechnung sein. Viele größere Auftraggeber verlangen das ohnehin schon heute – wer liefern kann, hat einen Vorteil bei der Auftragsvergabe.

Wenn du für Kommunen oder Behörden arbeitest

Dort wird meist schon länger die XRechnung verlangt – ein anderes Format als das bei Handwerksbetrieben übliche ZUGFeRD. Kläre vor dem ersten Auftrag, welches Format und welcher Übermittlungsweg erwartet wird. ProfiBüro GO erzeugt ZUGFeRD; wer regelmäßig für Behörden arbeitet, braucht zusätzlich einen Weg für die XRechnung.

Wenn du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist

Du bist vom Ausstellen befreit und darfst weiterhin Papierrechnungen oder PDFs verschicken. Auch für dich gilt aber: E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können musst du.

PDF und E-Rechnung im Vergleich

Was du jetzt konkret tun musst

• Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen Am besten eine eigene, etwa rechnung@deinbetrieb.de. Teile sie deinen Lieferanten mit.
• Sicherstellen, dass du E-Rechnungen öffnen kannst Eine reine XRechnung lässt sich ohne passendes Programm nicht sinnvoll lesen. Eine Software, die das übernimmt, erspart dir das Rätselraten.
• Richtig aufbewahren Der strukturierte Datensatz selbst muss archiviert werden – ein Ausdruck genügt nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde zuletzt auf acht Jahre verkürzt.
• Deine Stammdaten prüfen Steuernummer, vollständige Anschrift, Bankverbindung: In einer E-Rechnung sind Pflichtangaben fest vorgegeben. Fehlt etwas, wird die Rechnung technisch abgewiesen.
• Frühzeitig auf eine Software umstellen, die es kann Wer erst Ende 2027 anfängt, sucht mitten im Weihnachtsgeschäft nach einer Lösung. Wer heute umstellt, merkt vom Stichtag gar nichts.

Was passiert, wenn ich nichts mache?

Solange nur die Empfangspflicht gilt, passiert erst einmal wenig Sichtbares – bis dir ein Lieferant eine E-Rechnung schickt und du sie nicht öffnen kannst. Unangenehm wird es, sobald die Ausstellungspflicht für dich greift: Eine PDF-Rechnung an einen Geschäftskunden erfüllt die gesetzlichen Anforderungen dann nicht mehr.

Praktisch heißt das: Dein Kunde kann die Rechnung zurückweisen. Sein Vorsteuerabzug kann gefährdet sein, weshalb größere Auftraggeber sehr genau darauf achten. Und für dich bedeutet jede zurückgewiesene Rechnung eines: Sie wird später bezahlt.

Häufige Fragen

Ab wann muss ich als Handwerker E-Rechnungen ausstellen?

Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, sonst ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können musst du sie bereits seit dem 1. Januar 2025.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Privatkunden?

Nein. Sie gilt nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Privatkunden dürfen weiterhin ein PDF oder einen Ausdruck bekommen.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ist für einen Computer nicht auswertbar. Eine E-Rechnung enthält die Daten strukturiert als XML – etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

Was gilt für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen und dürfen weiterhin Papier oder PDF verschicken. Empfangen können müssen aber auch sie.

Was passiert, wenn ich weiterhin PDF-Rechnungen verschicke?

Sobald deine Stufe greift, erfüllt die PDF-Rechnung an Geschäftskunden die Anforderungen nicht mehr. Der Kunde kann sie zurückweisen, sein Vorsteuerabzug kann gefährdet sein – am Ende wird deine Rechnung später bezahlt.